Teksten schrijven die mensen het begrijpen

Wanneer je een tekst schrijft met als doel dat een ander die leest, dan wil je dat de lezer die tekst begrijpt. Het maakt dan niet uit of het om een e-mail, handleiding of requirements voor software gaat. De lezer moet de tekst begrijpen zonder nadenken en het lezen moet vloeiend zijn. Je bereikt dit door het hanteren van een paar simpele regels te volgen.

Gebruik korte zinnen en woorden

Een tekst leest makkelijker als het bestaat uit korte zinnen en woorden. Als regel hanteer ik dat zinnen in een tekst gemiddeld niet langer dan 14 woorden mogen zijn. Het liefst heb ik het korter.

Korte zinnen lezen makkelijker en de punt aan het eind is een moment van ademhalen. Het creëert onbewust een rustmoment voor lezers en zorgt dat ze niet buiten adem raken. We hebben tenslotte allemaal zuurstof nodig.

Voor woorden heb ik geen maximum lengte, meestal kies ik het kortste woord dat past. Ik kies bijvoorbeeld “ruim” of “veel” in plaats van “genereus”. Soms gebruik ik meerdere korte woorden in plaats van een lang woord.

Gebruik woorden die mensen begrijpen

Mensen hebben de neiging om in vaktermen te praten wanneer ze het over hun vakgebied hebben. Het probleem met die woorden is dat ze niet bij iedereen bekend zijn. Misschien hebben ze de woorden eerder gehoord, maar weten ze niet wat er bedoeld wordt.

Het gebruik van vaktermen zorgt dat mensen nadenken over het woord en niet over de boodschap. Dat geldt voor "moeilijke" woorden in het algemeen. Je kunt "abusievelijk" schrijven, maar "per ongeluk" begrijpt iedereen. Ik gebruik in deze tekst daarom bewust "vaktermen" en niet "jargon".

Makkelijke woorden zorgen dat lezers de tekst lezen in plaats van dat ze nadenken over wat er staat.

Schrijf in één taal

Nederlandse teksten woorden overspoeld met Engelse woorden. Soms omdat er geen passend Nederland woord voor is, vaker omdat er geen goede reden voor is.

Het gebruik van verschillende talen maakt een tekst minder toegankelijk. Niet iedereen spreekt Engels en het verstoort het leesproces. Het hoofd moet schakelen en dat leidt af van het lezen.

Kies bij het schrijven van een tekst voor één taal en blijf bij die keuze. Er zijn twijfelgevallen zoals “remote werk”. In het Nederlands vertaal je dat als “werken op afstand” en ik betwijfel of dat duidelijker is. Dit speelt vooral bij nieuwere termen waar in het Nederlands geen goed alternatief voor is. In die gevallen – en alleen in die gevallen – gebruik je het Engelse woord. En ja, het is een grijs gebied, dus gebruik je gezonde verstand.

Beschouw simpel als compliment

Ik krijg af en toe de opmerking dat mijn teksten simpel zijn. Dat is vaak niet als compliment bedoeld, maar zo zie ik het wel. Want door dat het simpel is zullen meer mensen de tekst begrijpen. Ook als het onderwerp complex is. Wanneer je de tekst simpel houdt, maak je complexiteit minder complex.

Gebruik minder woorden, want minder is meer.

Teksten schrijven is dat wat je geschreven hebt weggooien. Je wilt dat mensen zich richten op de boodschap en niet op bijzaken. Daarom laat je informatie die niet direct iets toevoegt weg. Het leidt af en zorgt voor verwarring.

Pas ook op met woorden als heel, ontzettend, veel en tevens. Ze voegen vaak niets toe. Wanneer je die woorden nodig hebt, dan is de tekst zelf misschien niet duidelijk genoeg.

En hoe schrijf je zo'n tekst dan in de praktijk?

In de volgende twee stukken tekst vertel ik hetzelfde, maar met een andere stijl.

"Je wilt een tekst schrijven die begrijpelijk is, daarom is het belangrijk dat je niet abusievelijk moeilijke woorden gebruikt en zinnen bovenmatig lang maakt."

"Je wilt teksten schrijven die mensen begrijpen. Dat bereik je met korte zinnen en woorden die mensen kennen."

De tweede zin leest makkelijker dan de eerste en dat zit in het volgende:

• De zinnen zijn korter. De eerste tekst heeft 1 zin van 24 woorden en de tweede 2 zinnen van gemiddeld 9 woorden.
• Er worden geen woorden als abusievelijk gebruikt. Dit is een moeilijker woord en het gebruik van "per ongeluk" is beter. In dit voorbeeld laat ik het zelfs weg. Zie punt 3.
• De tekst is korter. Woorden als abusievelijk en bovenmatig voegen in dit voorbeeld voor de lezer niets toe. Daarom laat ik ze weg.

Beschrijf wat je wilt doen of verwacht

Het beschrijven van wensen en eisen van software werkt net zo. En hetzelfde geldt voor het overbrengen van wensen op andere gebieden. Je hanteert dezelfde regels als hiervoor, maar dan voor wat je wilt doen of verwacht met de software. De truc is dat je zo concreet mogelijk bent, zodat de lezer begrijpt wat je verwacht.

In de tweede (goede) kolom maak je concreet wat je verwacht. Meertalig lijkt duidelijk, beschrijven welke talen je verwacht is duidelijker. Dat geldt nog misschien meer bij het tweede voorbeeld, want wat iemand verstaat onder efficiënt verschilt per situatie. Als je een maximaal aantal handelingen noemt dan weet iemand wat de eis is.

Nadenken over wat je schrijft

Het schrijven van een makkelijke tekst vraagt het om bewustwording en dat je nadenkt over de woorden die je gebruikt. Je moet concreet zijn in wat je beschrijft, zodat er geen ruimte is voor verwarring.

Wil je meer lezen over schrijven kijk dan eens naar het boek Over Leven en Schrijven van Stephen King. Het vertelt over zijn leven als schrijver en naast dat het leuk boek is, bevat het ook nog tal van schrijftips.