Efficiëntie draait om langzaam werken

De grootste valkuil wanneer je "druk" bent is dat je iets snel doet. Dat lijkt handig, want als je het een afrondt dan kun je verder met de volgende taak.

En dat klopt (regelmatig) voor de korte termijn, want iets snel doen betekent in de praktijk vaak ook dat je minder zorgvuldig bent. Je neemt geen tijd voor een extra controle of het opmerken van belangrijke details in de voorbereiding. Hierdoor ontstaan meer fouten, wat betekent dat je hetzelfde werk nog een keer moet doen.

De truc is, doe iets wel of doe het niet. En als je het doet, doe het dan goed en doe het in één keer. Met nadruk op één keer, want een taak verdelen over meerdere momenten kost meer tijd. Op het specifieke moment ben je minder tijd kwijt, het afronden van de hele taak kost uiteindelijk meer tijd.

Wanneer je een taak verdeelt over meerder momenten, dan begin je iedere keer opnieuw. Het werk zit vol met hobbels in plaats van dat het een vloeiend proces is.

Als je bijvoorbeeld vijf kilometer met de auto aflegt, dan gaat dit sneller en kost het minder brandstof als je geen tussenstops maakt. Als je onderweg vijf keer moet stoppen dan duurt het langer, omdat je iedere keer opnieuw snelheid moet krijgen.

Werk goed doen, betekent dat je het zorgvuldig doet en zorgvuldig vereist doordacht handelen. Dit is de basis voor een hogere productiviteit.

Het uitvoeren van je werk kun je opsplitsen in drie stappen: 1) Lezen; 2) Denken; 3) Doen.

De eerste twee stappen zijn de voorbereiding. Je zorgt eerst dat je weet wat de verwachting is van wat je gaat doen. Daarna bedenk je hoe je het gaat doen. Pas als die twee helder zijn ga je daadwerkelijk aan de slag met de uitvoering. Dat is stap 3, de doe-fase. Die voorbereiding kost tijd en je begint voor je gevoel daardoor langzaam. Uiteindelijk is het sneller omdat je het werk in een keer goed kunt doen.

Afhankelijk van hoe groot en complex het werk is, schrijf je bij Denken eerst de ideeën uit. Dat doe je omdat schrijven dwingt tot helder nadenken en het helpt bij een zorgvuldige voorbereiding.

Tijdens het uitschrijven kom je misschien tot de conclusie dat een taak veel tijd kost. Kijk in die gevallen of je een taak kunt opsplitsen in meerdere taken. Dit biedt twee voordelen. Het eerste voordeel is dat afgebakende stukken krijgt die je ieder voor zich afrondt. Dit geeft overzicht en je hebt een helder beeld van de voortgang. Daarnaast zorg je dat je het in één keer kunt afronden en dat is efficiënt. Het tweede voordeel is dat kleinere taken beter te overzien zijn dan één grote taak.

Sluipschutters in het Amerikaanse leger zeggen niet voor niets: “Langzaam is soepel, soepel is snel.” En dat geldt ook in het dagelijkse leven. Doe iets niet snel, maar doet het zorgvuldig zodat je het in een keer goed doet. Er zijn weinig dingen waar je meer tijd mee wint dan dit.